Der Rat der Stadt Soest möge beschließen:
1.
Testphase hybrider Sitzungen im AIDW Der Ausschuss für Innovation und Digitalisierung (AIDW) wird eine Testphase für hybride Sitzungen durchführen, die es den Ausschuss-mitgliedern ermöglicht, sowohl physisch im Sitzungssaal als auch digital per Videokonferenz teilzunehmen. Diese Testphase wird durchgeführt, ohne eine sofortige Änderung der Geschäftsordnung und der Hauptsatzung, die Änderungen werden vorbereitet und nach einer erfolgreichen Testphase umgesetzt.
2.
Schrittweise Einführung und Evaluierung Die hybride Teilnahme der Ausschussmitglie-der wird zunächst schrittweise erprobt, beginnend mit einer Testphase von drei hybriden Sitzungen. Die Verwaltung wird im Anschluss an die Testphase eine Evaluierung vornehmen und dem Rat über die Erfahrungen, technischen Herausforderungen und Kosten berichten. Auf Basis dieser Evaluierung kann dann eine Entscheidung zur dauerhaften Ein-führung und einer möglichen Satzungsänderung getroffen werden.
3.
Technische Voraussetzungen Die Verwaltung wird beauftragt, die bereits vorhandenen technischen Systeme (Allris für Abstimmungen und WebEx für Videokonferenzen) für die Durchführung der hybriden Sitzungen zu nutzen. Es wird betont, dass diese Systeme die gesetzlichen Anforderungen der DigiSiVO und der Gemeindeordnung NRW erfüllen.
4.
Rechtssicherheit und digitale Abstimmung Zur Sicherstellung der Rechtssicherheit bei Abstimmungen während hybrider Sitzungen wird das Abstimmungsmodul von Allris eingesetzt. Dieses Modul erfüllt die notwendigen Anforderungen und ist zertifiziert für den rechtssicheren Einsatz in hybriden Sitzungen.
5.
Öffentlichkeit der Sitzungen und Bürgerinnenbeteiligung Um den Grundsatz der Öffentlichkeit bei hybriden Sitzungen zu gewährleisten, erhalten Bürgerinnen die Möglichkeit, sich für den öffentlichen Teil der Sitzungen digital zuzuschalten. Die Einladung zu den Sitzungen sowie der Zugang zur Videokonferenz werden über das Allris-System und die Webseite „Mitdenken Soest“ organisiert.
6.
Prüfauftrag zur Kostenkontrolle - Die Verwaltung wird beauftragt, eine Überprüfung der zu erwartenden Kosten im Rahmen der geplanten Testphase zur Durchführung hybrider Sitzungen im AIDW vorzunehmen. Dabei soll insbesondere berücksichtigt werden, dass die für die hybride Sitzungsführung erforderlichen Systeme, wie Allris und WebEx, bereits in der Verwaltung genutzt werden. Es wird davon ausgegangen, dass die Testphase keinen signifikanten zusätzlichen Kostenaufwand verursacht und der Mehraufwand für die Betreuung von Videokonferenzen minimal ist, sodass dieser durch bestehendes Personal abgedeckt werden kann. Die Verwaltung wird gebeten, die Ergebnisse dieser Kostenüberprüfung zeitnah vorzulegen.
7.
Flexibilität in besonderen Ausnahmefällen Die Teilnahme an hybriden Sitzungen soll den Ausschussmitgliedern in besonderen Ausnahmefällen ermöglicht werden, wie z. B. familiären Verpflichtungen oder beruflichen Herausforderungen. Bei Krankheit sollte je-doch das ehrenamtliche Engagement ruhen.
Begründung:
Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass digitale und hybride Sitzungen eine flexible und effizi-ente Möglichkeit sind, politische Gremienarbeiten fortzusetzen. Mit den neuen gesetzlichen Re-gelungen in NRW (§ 47a und § 58a GO NRW) ist es Kommunen möglich, hybride Sitzungen durchzuführen. Obwohl es Hürden für die Umsetzung gibt, sind die technischen und organisato-rischen Voraussetzungen in der Stadt Soest weitgehend erfüllt. Das bereits eingesetzte Allris-System ist für rechtssichere Abstimmungen zertifiziert, und die Videokonferenzsoftware WebEx wird in der Verwaltung bereits genutzt. Durch eine schrittweise Einführung und eine parallele Vorbereitung der Satzungsänderung kann der AIDW diese neuen Möglichkeiten testen und evaluieren, ohne sofortige tiefgreifende Änderungen vorzunehmen.
